綠色幸福魔術師林佩慧:一位採購人的奇妙創新歷程

 

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你可能不知道,在人們追求終生幸福的背後,造成了地球莫大的壓力。根據英國碳補償公司統計,一場傳統婚禮平均制造14.5噸的二氧化碳,並且需要600棵大樹才能代謝完畢。在台灣,每場喜宴有高達1/3的食物被丟掉當廚餘。

本著友善大地的初衷,薰衣草森林旗下品牌心之芳庭讓兩個人的愛擴散到全世界,推出「綠色食尚婚禮」,將碳排放量降到854kg,僅傳統婚禮的6%,一年省下約48台垃圾車的垃圾量,今年9月拿下經濟部中小企業處的碳足跡認證。

而除了發動這場綠色幸福奇蹟的心之芳庭處長,幕後還有一位在管理中心的行政長林佩慧,她一路以來不斷改變傳統採購的工作疆界,讓人們看到這個職務的創新價值。

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文/陳凱翔

從量販店的採購起家,拒絕咄咄逼人的談判手法

說起我從事採購這行的經歷,起先,是從量販店開始做起。在這個產業中,採購部門是公司的最主要業務,因此權力相當大,那時我的公司裡有十五個部門,配了十五個採購,每個採購下面又有三到五個助理專員,一家公司裡就有將近六十人的採購團隊。

在十多年前,量販店產業進入全盛時期,市場非常競爭,我們必須不斷的跟進貨廠商議價,大家都氣勢很高,也非常咄咄逼人,常常用拍桌子大小聲來喊價,因為只要我們談到的價格省了一塊錢,就可以替公司省下好幾百萬。

儘管這是一個業界常態,但是,我是一個比較低調的人,不但不想用氣勢凌人,更無法想像自已變成那樣的嘴臉,這讓我在當時的團隊中顯得很獨特,很多人懷疑,我這樣的個性真的能替公司拿到好價格嗎?

過了一段時間後,老闆曾當面問了我一個問題,為什麼我不像其他人那樣兇狠殺價,卻能拿到最好的條件、最優的價格、最好的品質,當別人都缺貨時我卻有貨,我所負責的部門也屢屢創下好的業績與毛利。

如果說採購有什麼秘訣,我覺得很簡單,就是互相與尊重。這跟我本身學佛有很大的關係,我認為做事情最重要的是圓滿,在採購的供需關係中,兩邊都有自己的立場跟角色,如何達到共識才是第一目標,從來就沒有人一定要給你便宜,他也有他的需求,如何將心比心的去思考,處理好人與人之間的互動,我認為這才是關鍵。

當然,這樣的尊重是建立在市場基本行情上,我必須去了解整個成本結構,知道一個產品有多少利潤可以由公司拿,有多少利潤要留給他們,如此才能說服供應商我所提出的價格是合理的,甚至我還會去協助他,幫他分析是不是上游給他的價格貴了些,或是結構上出了問題,到最後我們就像朋友一樣互相討論。所以說,願意多幫別人想一步,最後總是會幫到自己。

過去對我來說,追求穩定的工作一直是我的目標,但是時代真的變了,我目睹了量販店產業的興起與衰敗,我漸漸意識到「非得改變才能生存」,沒有所謂永恆的工作,後來我輾轉進了百貨業,在裡面除了執行採購業務外,也負責專案的營運管理,我觀察到百貨公司的女性客群特性,想要試試看在百貨裡開一個複合式美妝店,有日系的美妝產品再加上芳療SPA,於是找幾個夥伴寫企劃書,向總裁提案,沒想到總裁就放手讓我們去做,後來真的做起來了,幫公司創造了額外一大筆營業額,也提升了形象。

那時我學會了一件事,真正的採購不只有議價與省錢,還要懂得整體規畫與營運,最後再有效率的獲利。對我來說,這是一種內心久違的突破,因為一個機運讓我從零開始,看到了採購的單一面相外,還有更廣更深的經營思維。

販賣夢想的採購,原來才是最難的

不過我沒想到的是,轉任薰衣草森林的採購部經理以後,真正的挑戰才要展開,首先,薰衣草森林跟我過去接觸的量販店、百貨業比起來,價值觀與經營型態完全不同,薰衣草森林是販賣夢想的餐飲業,夢想是虛擬的東西,我所採購的食材與商品必須能支撐起這個夢想,這顛覆了我過去在採購專業上的思維。

當時,薰衣草森林的採購組織架構與流程都還在初建階段,我在這裡就像個內部創業家,來到這接下的第一個挑戰,就馬上要建立起全公司的採購流程與系統架構,過程中我面對很多的排斥與不認同,常常自嘲自己像在「打雜」,例如廚房裡的師傅會挑戰我的作法,認為我不懂餐飲,隔行如隔山。

我可能天生就想挑戰自己,師傅認為我不懂,也不願意教我,我就自己學。剛開始我自己做了很多的功課,去了解一個食材該怎麼樣烹飪、擺盤,什麼樣的組合搭配會易於操作、出餐速度快,我老是一個人偷偷跑去廚房看,儘管師傅排斥我進廚房,我還是想盡辦法找藉口進去學。下班時間我自己也花了很多錢去外面用餐,我想要去了解別人怎麼做,怎麼看待食物的本質。

感謝公司與執行長的完全信任,讓我有充分發揮的舞台,在完全陌生的環境中,走出一條新的採購之路。

同時我也體認到,在薰衣草森林,採購不只是找到很多好食材,重點是我採購來的東西師傅要怎麼用?能不能持續用?如果我和廠商談好了採購條件,而師傅卻只用這個食材一次,之後就想換廠商,那身為一個行政長也同時失去了對廠商的信用,因此,採購從傳統的一對一關係,變成了三角關係,我不能只站在採購部的立場想,應該思考到整個流程、各個角色的需求,還有後續會延伸出來的問題。

採購像是一門綜合科學,牽涉到藝術、政治學、行銷學與溝通學,如果你想要把它做好,那麼裡頭的學問很多,如果你只把它當成工作,那麼它就只是一個議價的例行工作。

當我這樣看待採購時,發現我的想像就打開了許多,這幾年帶著底下的夥伴做了幾個有趣的案子,例如建立了一個與供應商共好的社群平台,主要思考的事情是如何讓供應商與薰衣草森林共同成長。

我們在臉書成立了一個社團,一共有快40個供應商加入,這是一件看似簡單卻意義重大的事,因為在一般的公司裡,供應商都是單獨與企業往來交易,他們之間不會有連結,而在我們的社群平台上,我們卻用朋友的角度來經營,分享我們發現的愛心食材、公司的一封信、哪裡有好料、哪裡有好玩等資訊。

除此之外,我們甚至帶著供應商一起去北海道旅行,過程就像家庭出遊一樣,我們的想法很簡單,只要公司有活動,就歡迎各個供應商來參與。過去在專業中我們講供應商管理,認為只是價格之間的關係,可是事實上不是,對於薰衣草森林來說,一個良好的供應商管理,除了多了點溫度與感情,其實還可以帶來創新的機會,並產生真正的共好與善意,許多問題便迎刃而解。

比如說,綠色餐飲的點子就是在平台中與供應商互相激發出來的,他們分享了很多全台灣獨家的綠色食材,後來我們把這個點子延伸,與心之芳庭一直嘗試要辦的綠色婚禮結合,就找到了一個創新的機會。還記得那時,我帶了採購部的夥伴們到全台灣跑透透,就為了找到最棒的綠色食材,過程中我們這些供應商真的幫了許多忙。

如果有人問我說,採購會是我一輩子的志業嗎? 我不會這麼想,我反而會想說我的下一個任務是什麼?有什麼位子是其他人都不願意接的?我是一個勇於承擔的人,如果人家給我機會我就學,從零開始也沒有關係。

我希望能和不同的人一起工作,透過充分授權,凝聚成一個團隊,真正發揮團隊精神,也完成公司目標。除了創造自己的舞台,如果我有能力去幫助別人創造他們舞台,這是對我來說,最有意義也最快樂的事。

 

圖片來源:Career for change

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作者:

技職3.0

《技職3.0》為一個關注「技職教育」與「技能發展」議題的獨立媒體。

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